Onde o orçamento odontológico costuma morrer
Poucas coisas custam tanto a uma clínica quanto um orçamento bem feito que nunca foi assinado.
O padrão se repete: o dentista faz a avaliação, monta um plano de tratamento correto, imprime o orçamento, entrega ao paciente na saída e ouve que ele vai pensar. O papel vai para dentro da bolsa. Ninguém na clínica sabe se ele foi lido. Duas semanas depois, alguém talvez ligue.
Existem três buracos aí, e nenhum deles é clínico. O primeiro é o intervalo entre apresentar e assinar, que é onde a decisão esfria. O segundo é a falta de visibilidade: sem saber se o paciente abriu o documento, o follow-up vira adivinhação. O terceiro é a distância entre o que foi orçado e o que vira contrato e cobrança, porque quando esses três documentos são digitados separadamente, eles divergem.
A assinatura digital de contrato odontológico resolve os três de uma vez, mas só se o orçamento, o contrato e o financeiro forem o mesmo objeto, e não três arquivos parecidos.
Um fluxo de quatro etapas, do dente ao contrato
No OdontoNexo, o orçamento não é um documento que alguém digita. Ele é a segunda etapa de um fluxo que começa na boca do paciente. Na aba Gerenciamento Clínico da ficha, o botão Novo Orçamento abre quatro etapas em sequência:
- Mapeamento. Você marca no odontograma os dentes e faces que serão tratados, escreve as anotações clínicas (com ditado por voz, se preferir) e anexa radiografias e fotos intraorais.
- Orçamento. Os procedimentos entram com os preços do catálogo da clínica, e o total se monta sozinho. É aqui que ficam o desconto, o tratamento por convênio e a chave de recorrência mensal.
- Financeiro. Define-se a forma de pagamento do saldo (crédito, débito, boleto, Pix ou dinheiro), o número de parcelas e a entrada.
- Contrato. O contrato de prestação de serviços é gerado a partir de tudo o que ficou definido nas etapas anteriores.
Porque as quatro etapas são o mesmo registro, o contrato não pode divergir do orçamento e o financeiro não pode divergir do contrato. É a mesma fonte, apresentada de três formas.
Um paciente pode ter vários planos abertos ao mesmo tempo, como um plano de ortodontia com uma profissional e um plano de restaurações com outro. Eles aparecem como abas na aba Gerenciamento Clínico, cada um com o seu dentista responsável, o seu contrato e o seu financeiro.
Entrada, parcelas e o que o paciente vê
A etapa Financeiro é onde a negociação vira número. Ela aceita desconto, parcelamento e uma entrada, e a entrada pode ter forma de pagamento diferente do saldo: Pix, dinheiro, débito ou crédito. Boleto não é aceito na entrada, porque a entrada é paga no ato da assinatura.
Um detalhe que vale entender antes de fechar o primeiro contrato. Quando a entrada é no cartão, a Previsão de Fluxo de Recebíveis mostra o valor líquido que vai cair na conta da clínica e a data prevista, já descontada a taxa da maquininha. O orçamento e o contrato, por outro lado, mostram sempre o valor bruto, que é o que o paciente efetivamente paga.
Isso é deliberado. A taxa é custo da clínica, não do paciente, e não deve aparecer em um documento assinado por ele. Você planeja o caixa pelo líquido e contrata pelo bruto.
Para tratamentos de acompanhamento longo, como manutenção de aparelho ortodôntico, a chave Recorrência mensal na etapa de Orçamento troca o parcelamento por uma cobrança por mês, com duração, dia de vencimento e reajuste anual opcional. O contrato sai com a cláusula de cobrança recorrente e o total contratado é a soma das mensalidades.
A assinatura acontece no WhatsApp, em minutos
Terminado o fluxo, o botão Enviar para Assinatura manda ao paciente uma mensagem de WhatsApp com um link pessoal e seguro. Não há aplicativo para instalar, cadastro para fazer nem certificado digital para comprar.
Ao abrir o link no celular, o paciente vê uma saudação com o nome dele, o resumo do orçamento com valores e forma de pagamento, e o texto completo do documento. Para assinar, ele:
- digita o nome completo;
- confirma os quatro últimos dígitos do CPF;
- desenha a assinatura com o dedo;
- aceita o termo de LGPD.
O link é pessoal e expira em 7 dias. Se expirar, a clínica reenvia em um clique.
A mudança operacional aqui é de tempo. O paciente que sai da cadeira e recebe o orçamento no WhatsApp antes de chegar ao carro decide enquanto a conversa com o dentista ainda está fresca. O que assina no papel, na semana seguinte, muitas vezes não assina.
Se ele responder no WhatsApp da clínica com uma dúvida sobre o documento, a Ana reconhece que existe um documento pendente para aquele paciente e consegue esclarecer o processo de assinatura, em vez de responder genericamente.
O que o PDF assinado carrega
A validade da assinatura eletrônica simples depende da capacidade de demonstrar quem assinou, quando e o quê. É por isso que o PDF gerado não é só o documento com um rabisco no fim.
Ele contém o cabeçalho da clínica, o corpo do documento, o resumo do orçamento quando aplicável, a assinatura desenhada, o nome digitado, o CPF, a data e a hora, o endereço IP, o navegador usado, a geolocalização quando o paciente autoriza, e um QR code de verificação.
Além disso, o sistema exibe o hash SHA-256 do PDF. Ele funciona como uma impressão digital do arquivo: qualquer alteração posterior, mesmo de um caractere, produz um hash diferente. É a evidência técnica de que o documento guardado é o mesmo que foi assinado.
Acompanhar sem perguntar
Na aba Documentos da ficha, cada documento aparece como uma linha com um status colorido. O ciclo completo é:
- Rascunho, pronto e ainda não enviado
- Aguardando abertura, link enviado, paciente ainda não abriu
- Visualizado, paciente abriu e não assinou
- Assinado (digitalmente), com o PDF e as evidências guardados
- Assinado (fisicamente), marcado pela equipe, com data e anexo opcional
- Recusado, paciente declarou não reconhecer o documento
- Cancelado, clínica invalidou o link antes da assinatura
- Expirado, passou dos 7 dias
O status que mais muda a rotina comercial é Visualizado. Ele separa quem não viu o orçamento de quem viu e está pensando, que são dois problemas diferentes e pedem duas conversas diferentes. Sem esse dado, a clínica trata os dois casos com a mesma ligação genérica.
O menu de cada linha permite reenviar o link, cancelar a solicitação, marcar como assinado fisicamente, enviar uma nova versão após edições e ver o histórico de todas as tentativas.
Quando o tratamento cresce no meio do caminho
Tratamento odontológico muda. Aparece um dente que precisa de canal, o paciente pede um clareamento, um procedimento se revela mais complexo do que a radiografia mostrava.
Refazer o contrato inteiro nesse momento é ruim para os dois lados. O OdontoNexo trata isso como Termo Aditivo: pelo modal Adicionar Procedimento Extra, os novos procedimentos entram no plano aprovado com os preços atuais, registrados como emenda ao contrato original. O aditivo aceita crédito, débito, Pix, dinheiro e boleto, com parcelamento para crédito e boleto.
O Termo Aditivo é então enviado para assinatura digital pelo mesmo caminho do contrato. O paciente assina só a diferença, e o histórico mostra o que foi contratado no início e o que foi acrescentado depois, com data.
Orçamento em aberto é uma oportunidade, não um arquivo
Um orçamento apresentado e não assinado costuma virar nada. No OdontoNexo ele vira um card no funil de vendas, que organiza os tratamentos em aberto em três colunas derivadas do estado real do plano: Avaliação (avaliado, sem orçamento), Orçamento (apresentado, aguardando decisão) e Aprovado (aprovado, falta agendar).
Os cards andam sozinhos conforme o plano muda, e cada coluna mostra o total em reais parado ali. A Marina, a agente de marketing e vendas, monta o follow-up e a Ana envia pelo WhatsApp, sempre com aprovação do dono da clínica: nada sai sem alguém aprovar, e dá para ver a prévia exata da mensagem antes.
Como começar
Duas configurações resolvem quase tudo antes do primeiro orçamento. Primeiro, o catálogo de tratamentos com os preços reais da clínica, porque é dele que o orçamento puxa os valores. Segundo, o CPF e o WhatsApp completos nas fichas dos pacientes, que são os dois requisitos da assinatura digital.
Feito isso, o primeiro orçamento sai em minutos, e o contrato sai dele sem redigitação.
O plano gratuito do OdontoNexo é grátis por 1 ano ou até 20 pacientes, sem cartão de crédito, e inclui orçamentos, contratos e assinatura digital. Todos os planos incluem todas as funcionalidades, o que muda entre eles é volume.
Perguntas frequentes
Contrato odontológico assinado digitalmente tem validade jurídica?
Sim. Entre particulares, e o contrato entre clínica e paciente é esse caso, a MP 2.200-2/2001 admite documentos assinados por meios aceitos pelas partes, e a Lei 14.063/2020 classifica essa modalidade como assinatura eletrônica simples. O que sustenta esse tipo de assinatura em uma eventual discussão não é o desenho em si, é o conjunto de evidências anexado a ele. Por isso o PDF gerado pelo OdontoNexo registra a assinatura desenhada, o nome digitado, o CPF, a data e hora, o endereço IP, o navegador, a geolocalização quando o paciente autoriza, um QR code de verificação e o hash SHA-256 do arquivo.
O paciente precisa instalar algum aplicativo ou ter certificado digital?
Não. Ele recebe um link pessoal pelo WhatsApp, abre no navegador do próprio celular e assina ali. Não há aplicativo, cadastro, senha nem certificado ICP-Brasil envolvidos. Os únicos requisitos ficam do lado da clínica: o paciente precisa ter um CPF válido de 11 dígitos e um número de WhatsApp cadastrados na ficha, o primeiro para conferir a identidade na hora da assinatura e o segundo para receber o link.
Quais documentos podem ser enviados para assinatura?
Três: o Orçamento, o Contrato de Prestação de Serviços e o Termo Aditivo, que é o documento gerado quando você acrescenta procedimentos a um plano já aprovado. Se o orçamento ainda não tiver sido assinado quando você for enviar o contrato, o sistema pergunta quais documentos enviar e permite mandar os dois de uma vez, no mesmo link.
E se o paciente preferir assinar no papel?
O documento continua podendo ser impresso, e a aba Documentos tem a opção Marcar como assinado fisicamente. Ela pede a data da assinatura e aceita um anexo opcional, uma foto ou o PDF da página assinada. O documento passa a constar como assinado fisicamente, com um status próprio, então o histórico do paciente não fica com lacunas por causa de quem preferiu caneta.
Como sei se o paciente abriu e assinou o orçamento?
Cada documento na aba Documentos mostra um status colorido que acompanha o ciclo inteiro: Rascunho, Aguardando abertura, Visualizado, Assinado digitalmente, Assinado fisicamente, Recusado, Cancelado e Expirado. Visualizado é o mais útil comercialmente, porque diz que o paciente leu o orçamento e ainda não decidiu, que é exatamente o momento de fazer follow-up. A opção Ver histórico mostra todas as tentativas daquele documento, com datas.
Dá para cobrar uma mensalidade em vez de parcelas, como em ortodontia?
Sim. Na etapa de Orçamento existe a chave Recorrência mensal. Ao ativá-la, em vez de à vista ou parcelado, o sistema gera uma cobrança por mês, e a mensalidade é o próprio valor do orçamento. Você define duração em meses, mês de início, dia de vencimento entre 1 e 28 e um reajuste anual opcional em porcentagem, que é cumulativo a cada 12 meses. O contrato sai com a cláusula de cobrança recorrente e o total do contrato é a soma de todas as mensalidades.
O orçamento considera o convênio do paciente?
Sim, quando a clínica tem convênios configurados. Na etapa de Orçamento, se o paciente tem convênio, o sistema já mostra o preço da tabela daquela operadora, e cada procedimento pode ser alternado individualmente entre Cobrar Particular e Cobrir pelo Convênio. Os itens cobertos ficam destacados com um selo de Convênio. Clínicas que atendem só particular não veem essa opção.